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Géolocalisation GPS surveillance des salariés

Géolocalisation GPS surveillance des salariés : SURVEILLANCE À TRAVERS UN SYSTÈME DE GÉOLOCALISATION (GPS) Résumé : Grâce à un système de géolocalisation installé dans la voiture de fonction, l’employeur a pu découvrir que son salarié utilisait ladite voiture qui, en vertu de son contrat de travail lui avait été mis à disposition exclusivement pour ses déplacements professionnels, également à titre privé, à une heure tardive du jour et sans rendez-vous indiqué dans son horaire. Dans le cadre du procès qui suit la résiliation du contrat de travail, le salarié proteste contre la licéité des listings obtenus à l’aide de ce système de géolocalisation. Il prétend, entre autres, que le système n’aurait jamais été ni autorisé par le CNPD, ni porté à son attention.

« (…) En vertu de l’article L. 261-1. du Code du travail le traitement des données à caractère personnel à des fins de surveillance sur le lieu du travail n’est possible que dans certaines hypothèses spécifiques, notamment dans le cadre d’une organisation de travail selon l’horaire mobile et à condition que la personne concernée soit informée préalablement. Si, au vu des explications circonstanciées fournies par la société (…), il n’est pas à exclure que A ait pris connaissance, lors de la remise du véhicule, de la note de service du 26 novembre 2013 relative au système de géolocalisation dans les véhicules de service, (…), il n’en demeure pas moins qu’une preuve formelle qu’il a été « informé préalablement » par l’employeur n’est pas rapportée en l’espèce.

A ne conteste cependant pas avoir travaillé, selon un système d’horaire mobile, de sorte qu’il devait être conscient et accepter que son employeur procède périodiquement à un contrôle de son temps de travail afin de parer à d’éventuels abus et que la mise à disposition d’un véhicule de service pour l’exercice de son activité professionnelle avait comme corollaire l’obligation pour lui de ne pas utiliser le véhicule à des fins privées.

Dès lors, une éventuelle irrégularité commise par la société (…) au niveau du respect de la disposition légale n’a, en l’espèce, ni compromis le droit à un procès équitable, ni entaché la fiabilité du moyen de preuve contradictoirement débattu entre parties, A n’ayant à aucun moment mis en cause la fiabilité du système de géolocalisation installé par son employeur. Une éventuelle irrégularité ne saurait ainsi faire échec à la prise en compte des données recueillies par le système de géolocalisation dans le cadre de l’administration de la preuve en justice.

Il n’y a dès lors pas lieu d’écarter les listings obtenus à l’aide du système de géolocalisation installé dans le véhicule de service de A.

En ordre subsidiaire, A demande à voir écarter tous les listings antérieurs de plus de deux mois à la date du licenciement.

Il résulte de l’autorisation précitée de la Commission nationale pour la protection des données que les données ne pourront être conservées au-delà de deux mois, mais que les données « relatives au temps de travail » peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois ans.

Comme en l’espèce les données recueillies par le système de géolocalisation du véhicule de service permettent de contrôler le respect par le salarié de son temps de travail, il en suit que le moyen laisse d’être fondé.

Il résulte de l’autorisation précitée de la Commission nationale pour la protection des données qu’il y a lieu de distinguer suivant l’hypothèse où le salarié est autorisé à utiliser le véhicule professionnel à des fins privées, c’est-à-dire en dehors des heures de travail, auquel cas le salarié a droit au respect de sa vie privée et son employeur n’est pas autorisé, en vertu du respect du principe de proportionnalité, à mettre en œuvre la géolocalisation et l’hypothèse où l’employeur s’oppose à l’utilisation du véhicule en dehors des horaires de travail, auquel cas le système de géolocalisation peut rester activé.

Il a été retenu ci-avant que A n’avait droit à un véhicule de service que pour l’exercice de son activité professionnelle.

Il en suit que le système de géolocalisation pouvait rester activé. »

CSJ 26.10.2017 n° 44278 du rôle

Commentaire : Un système de géolocalisation installé dans le véhicule de service est un mécanisme qui permet, entre autres, à l’employeur de faire un suivi du temps de travail dans le cadre d’une organisation de travail selon l’horaire mobile. Si l’objectif est effectivement d’effectuer un tel contrôle périodique du temps de travail et que l’usage du véhicule est clairement limité au cadre professionnel, la Cour d’appel semble, nonobstant le jugement de la CEDH ci-avant, appliquer une approche plutôt tolérante quant à la question de savoir si l’employeur s’est conformé aux exigences légales, notamment en matière d’information préalable du salarié.

Source :
https://www.fedil.lu/publications/breves-de-jurisprudence-22017-surveillance/#s-surveillance-a-travers-un-systeme-de-geolocalisation-gps

Dans quels buts ? 

Des dispositifs de géolocalisation peuvent être installés dans des véhicules utilisés par des employés pour:

•  Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule. Par exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie.
• Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol (par exemple, avec un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol).
• Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence. Par exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident.
• Accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.
• Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.
• Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule

A savoir

Les kilomètres parcourus pendant une période durant laquelle le véhicule ne doit pas être utilisé sont suffisants pour caractériser un abus et sa gravité, sans qu’il soit nécessaire de connaitre le trajet effectué.

Les utilisations à exclure

Un dispositif de géolocalisation installé dans un véhicule mis à la disposition d’un employé ne peut pas être utilisé :

• Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
• Pour contrôler un employé en permanence.
• En particulier, il ne peut pas être utilisé :

– Dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (par exemple : VRP).

– Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.

– Pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause,etc.), y compris pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule.

• Pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif existe déjà.

Quelles garanties pour la vie privée ?

1. Les droits des employés

Les employés peuvent s’opposer à l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel, dès lors que ce dispositif ne respecte pas les conditions légales posées par la CNIL ou d’autres textes. Les employés doivent être informés de l’installation de ce dispositif. Ils doivent avoir accès aux données les concernant enregistrées  par l’outil (dates et heures de circulation, trajets  effectués, etc). Les employés doivent pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de la localisation géographique en dehors du temps de travail

A savoir 
L’employeur peut contrôler le nombre ou la durée des désactivations et, le cas échéant, demander des explications au conducteur et sanctionner les éventuels abus.

1. Des destinataires précis

L’accès aux informations du dispositif de géolocalisation doit être limité au personnel habilité des services concernés, à l’employeur et au personnel habilité d’un client ou donneur d’ordre auprès duquel une prestation est justifiée.

Attention : le nom du conducteur ne doit pas être communiqué à un client ou à un donneur d’ordre, puisque cette information ne présente pas d’intérêt pour ces personnes, sauf si cette information présente un intérêt particulier et indispensable.

Un salarié d’une société souhaitait obtenir de son employeur les relevés du dispositif de géolocalisation installé dans son véhicule à la suite d’un accident de la circulation. La société refusait que les salariés obtiennent une copie de ces documents. Saisie d’une plainte par le salarié, et après plusieurs courriers restés sans réponse, la société a été mise en demeure de fournir au salarié la copie de ses données. Faute de réponse satisfaisante de l’employeur, la CNIL a prononcé une sanction de 10 000 euros à son encontre.

1. La sécurité

Pour éviter notamment que des personnes non autorisées accèdent aux informations du dispositif, il est impératif de prendre des mesures de sécurité. Par exemple, l’accès au dispositif de suivi en temps réel sur un site internet doit se faire avec un identifiant et un mot de passe.

Il faut également impérativement prévoir :

• une politique d’habilitation,
• une sécurisation des échanges,
• une journalisation des accès aux données et des opérations effectuées.

Une étude des risques sur la sécurité des données est également souhaitable afin de définir les mesures les  mieux adaptées.

Les outils ou logiciels développés par des prestataires restent sous la responsabilité de l’employeur qui doit vérifier que ces outils ou logiciels respectent les obligations de la loi, en particulier les mesures de sécurité (clause contractuelle sur les obligations du sous-traitant en matière de sécurité et de confidentialité des données).

1. Une durée de conservation limitée

En principe, les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de deux mois. Toutefois, elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par  un autre moyen. Enfin, elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.

L’information des employés

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules mis à la disposition des employés.

Chaque employé doit être par ailleurs informé :

• de l’identité du responsable de traitement
• des finalités poursuivies,
• de la base légale du dispositif (obligation issue du code
• du travail par exemple, ou intérêt légitime de l’employeur),
• des destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation,
• de son droit d’opposition pour motif légitime,
• de la durée de conservation des données,
• de ses droits d’accès et de rectification,
• de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Cette information peut se faire au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

Quelle formalité CNIL ?

Si l’employeur a désigné un Délégué à la protection des données (DPO), il doit être associé à la mise en œuvre du dispositif. Le système de géolocalisation doit être inscrit au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

Source :
https://www.cnil.fr/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries

La loi évolue constamment et il est difficile de tout suivre. Auto Plus fait le point sur la règlementation concernant le « pistage » des voitures d’entreprise.

Si le GPS nous simplifie la vie et permet avant tout de trouver son chemin en quelques « manips », les employeurs peuvent aussi choisir de suivre à distance leurs employés dans leurs déplacements professionnels. Cette pratique est légale, mais la géolocalisation est encadrée par une loi qui ne supporte pas la moindre entorse.

Pas question de sortir du cadre légal sous peine de lourdes sanctions (jusqu’à 300 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement). La CNIL(Commission nationale informatique et libertés) veille au respect de la vie privée de tous ceux mis sous surveillance. Et les règles sont strictes.

L’objectif de l’usage du dispositif doit être justifié

Impossible à un employeur d’installer un outil de localisation (GSM/GPS) dans un véhicule professionnel sans identifier clairement l’objectif visé et obtenir l’autorisation préalable de la CNIL. Cela passe par une déclaration de conformité à la norme simplifiée n° 51 sur Cnil.fr. Seules les finalités suivantes sont recevables :

> Le suivi du temps de travail lorsqu’il ne peut être réalisé par d’autres moyens (exclus les chauffeurs routiers qui ont un chronotachygraphe).
> La sécurité ou la sûreté de l’employé, des marchandises ou des véhicules à sa charge (convoyeurs de fonds… ).
> Le suivi pour facturer une prestation de transport (personnes, biens, services) liée au véhicule (ambulance, taxi, société de dépannage… ).
> L’optimisation des moyens pour des interventions urgentes notamment, dans divers lieux.
> Le respect d’une obligation légale ou réglementaire qui impose ce dispositif en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.

L’employé doit être informé avant toute installation

Un employeur ne peut glisser un mouchard pour vous « tracer » dans une voiture pro, sans le signaler. Il a l’obligation :

1. D’informer chaque salarié – et les représentants du personnel – avant sa mise en place (courrier remis en main propre, note de service, avenant au contrat de travail, etc. ).
2. De préciser l’objectif final du traitement de ses données personnelles enregistrées (historique) ainsi que les destinataires qui les traitent.
3. De l’informer de son droit d’accès pour les consulter ou les rectifier. Il ne peut en revanche détourner les informations collectées à d’autres fins que celles déclarées.

La Cour de cassation l’a confirmé avec le pourvoi n° 10 -18036 du 3 novembre 2011. Elle a condamné un employeur qui avait détourné le dispositif dans le but de contrôler le temps de travail de son salarié. Et rappelé que pister les collaborateurs libres d’organiser leurs déplacements (VRP, commerciaux) est exclu.

Autre exclusion : surveiller les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.

A noter : l’employé peut s’opposer à l’installation du GPS si les conditions légales et déclarées ne sont pas respectées.

Le salarié ne peut être contrôlé en permanence

La surveillance des employés doit être effectuée de la manière la moins intrusive possible. Elle ne peut ainsi être exercée en permanence. Chacun a le droit au respect de sa vie privée (article 9 du Code civil). L’employeur a dès lors l’obligation de s’en tenir aux horaires seuls de son salarié. Ce dernier doit ainsi avoir la faculté de désactiver le système lors de sa pause déjeuner, tout comme en dehors de ses heures de travail. Les employés bénéficiant d’une voiture de fonction, soit un avantage en nature autorisant son utilisation à des fins privées, devront être particulièrement vigilants (au contraire des voitures de société qui ne sont, en principe, conduites que pendant les heures de travail).

Pour préserver du mieux possible leur vie privée, ils devront penser à débrancher le « mouchard » pendant les heures et les jours « off ». Notez que le GPS ne peut être utilisé pour contrôler le respect des limitations de vitesse.

Les données collectées ont une durée de vie limitée

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) rappelle dans sa délibération n° 2015-165 du 4 juin 2015, « que les données relatives à la localisation d’un employé ne peuvent ainsi être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité du traitement qui a justifié la collecte » . En principe elle est dès lors de deux mois maximum.

Il peut néanmoins parfois être nécessaire de les conserver davantage, soit comme preuves des interventions (lorsqu’aucun autre moyen n’existe), soit dans le but d’optimiser les tournées. La durée est alors d’un an. Exceptionnellement, elle peut s’étendre jusqu’à cinq ans, pour le suivi du temps de travail, si ce dernier ne peut être assuré d’une autre façon.

Source :
https://www.autoplus.fr/actualite/GPS-Geolocalisation-Voiture-de-fonction-Mouchard-Loi-1509329.html

Vous pouvez nous demander un conseil sur l’usage des GPS au : +352 661 905 905

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